Servizio pagamento quote annuali

(incluso nei servizi dell'Ufficio Virtuale)

Obiettivi primari

evitare di pagare le spese di invio agli iscritti dei bollettini postali (oppure MAV), con conseguente risparmio economico
esercitare un sollecito non invasivo, ma costante, ai ritardatari
monitorare con precisione la situazione dei pagamenti

Quanto si può risparmiare

I sistemi di riscossione correntemente utilizzati (es. "Prisma" di Poste Italiane, o il MAV di qualsiasi Istituto Bancario) costano da 1 a 5 euro a iscritto. Un Ordine professionale con 5.000 iscritti conseguirebbe un risparmio economico a partire da 5.000 euro/anno.

Servizio proposto

Il servizio è costituito dalle seguenti componenti:

preparazione automatica del bollettino postale premarcato personalizzato coi dati di ogni iscritto; su ogni bollettino è predisposto un codice a barre che servirà per lo smarcamento rapido dei pagamenti (v. figura)
invio per posta elettronica del bollettino prestampato, con lettera di accompagnamento, a ciascun iscritto
promemoria di pagamento ogni volta che l'iscritto accede in Area Riservata, fino a quando il pagamento non viene smarcato, con link diretto al bollettino prestampato (che quindi è scaricabile e stampabile in qualsiasi momento in aggiunta al bollettino inviato per posta elettronica)

Inoltre, per i (pochissimi) iscritti sprovvisti di indirizzo di posta elettronica, il servizio prevede la stampa su carta dei bollettini premarcati, completi di lettera di accompagnamento. Ogni stampa presenta i segni per la piegatura in 3, e l'indirizzo prestampato da far apparire nelle buste con finestrella. Su ogni busta occorre apporre il francobollo da 95 centesimi, e tutte le buste vanno impostate nella buca delle lettere.

La causale

Ogni bollettino presenta una causale prestampata costituita da un codice di 8 caratteri, univoco per ciascun iscritto e per ciascun anno di iscrizione. Detto codice identifica senza possibilità di equivoco il pagamento di ogni iscritto nel database, e viene utilizzato per lo smarcamento dei pagamenti. Il codice univoco ("causale") viene scritto sul bollettino sia in chiaro che nel codice a barre (quest'ultimo va letto con pistola ottica).

Prerequisiti di funzionamento

La possibilità di utilizzare il sistema di pagamento delle quote annuali proposto da Hochfeiler si fonda su 2 prerequisiti:

il possesso dell'indirizzo di posta elettronica degli iscritti
la gestione dell'Area Riservata degli iscritti

Entrambi i prerequisiti sono in possesso di Hochfeiler, insieme con le competenze informatiche e l'esperienza già maturata nel 2017.
Per quanto riguarda l'Ordine, dev'essere in possesso di un conto corrente postale presso Poste Italiane.

Limiti

Il limite è costituito dalla percentuale di iscritti di cui si conosce l'indirizzo di posta elettronica. Fortunatamente la percentuale in molte regioni supera il 99%. Per i pochissimi iscritti sprovvisti di indirizzo di posta elettronica occorre stampare il bollettino e la lettera di accompagnamento, imbustare, affrancare, e mettere nella cassetta delle lettere.

Cosa è richiesto all'Ordine in cambio del risparmio

In cambio del risparmio è richiesto un po' di lavoro da parte della segreteria dell'Ordine:

smarcamento dei pagamenti (che comunque va effettuato anche con "Prisma" di Poste Italiane o coi MAV degli Istituti Bancari, quindi non si aggiunge alcun carico di lavoro)
stampa, imbustamento, affrancatura e impostazione delle lettere agli iscritti di cui non si dispone dell'indirizzo di posta elettronica

Come vengono smarcati i pagamenti

Iniziamo a vedere le uniche 4 possibilità di pagamento del bollettino premarcato:

l'iscritto paga direttamente all'ufficio postale
l'iscritto paga il bollettino con l'home banking
l'iscritto fa un bonifico
l'iscritto paga in contanti presso la segreteria

In tutti e quattro i casi è previsto un sistema di smarcamento rapido che con una opportuna organizzazione del lavoro consente un controllo diretto e costante su tutti i pagamenti degli iscritti. Vediamo come avviene lo smarcamento in ciascuno dei 4 casi:

pagamento bollettino all'ufficio postale: ai possessori di conto corrente postale viene inviato periodicamente un rapporto stampabile (in PDF) dove in ogni pagina ci sono le immagini di 3 pagamenti (vedi figura sottostante). Per ogni pagamento si vede il codice a barre che, inquadrato con una pistola ottica, permette di smarcare ogni pagamento in meno di 1 secondo
pagamento con home banking: per ogni bollettino pagato da un iscritto, l'Istituto Bancario dell'Ordine invia un rapporto dei pagamenti ricevuti con la relativa causale: basta digitare la causale (8 caratteri) nel programma del database per individuare immediatamente l'iscritto pagante e smarcare l'importo
bonifico bancario: è del tutto simile al caso precedente, perchè nei rendiconti periodici inviati dalla banca ci sono tutti i bonifici ricevuti con le relative causali
pagamento in contanti: anche questo caso si riduce ai precedenti, è sufficiente digitare la causale per individuare e smarcare il pagamento
pagamento senza causale: purtroppo qualche sbadato fa il bonifico senza indicare la causale; in questo caso basta digitare le prime lettere del cognome per trovare il pagamento da smarcare

Ovviamente il caso più favorevole si presenta quando si dispone del codice a barre di ciascun pagamento (v. figura qui sopra). In tal caso la pistola ottica permette di lavorare a ritmi sostenuti senza errori e senza fatica.

Organizzazione del lavoro

Il lavoro va organizzato con qualche semplice accorgimento teso ad evitare che qualche pagamento non venga smarcato, e ad evitare di smarcare due volte lo stesso pagamento (questo non procura problemi contabili, ma fa perdere tempo). Il semplice flusso di lavoro, basato su due cartelline raccoglitrici, è il seguente:

tutti i rendiconti dei pagamenti vanno stampati ed inseriti nella prima cartellina, appena arrivano
ogni fine mese si fa lo smarcamento di tutti i pagamenti e si trasferiscono le stampe nella seconda cartellina, quella dei pagamenti smarcati

In questo modo non ci si dimentica di alcun pagamento e non si ripete il lavoro due volte (e si conservano, nella seconda cartellina, tutte le "prove" di pagamento).

Il controllo dei pagamenti

Direttamente nell'Ufficio Virtuale sono riportate le seguenti informazioni:

elenco completo degli iscritti
tipo di invio (email o lettera)
indirizzo email non valido (inesistente, casella piena, eccetera)
numero di volte che l'email è stata aperta
importo da pagare
stato del pagamento (verde=pagato, rosso=non ancora pagato)
totale pagato
somma totale di tutte le quote (obiettivo finale)
indici statistici

Con le informazioni fornite è facile individuare i pagamenti problematici e seguirli da vicino, magari con una telefonata all'iscritto che ancora non ha pagato la quota.