Rilevamento presenze nel triennio 2017-2019

• rilevamento cartaceo (sistema tradizionale con registro di firma)
• rilevamento con lettura ottica del codice fiscale sulla tessera sanitaria

Soggetti interessati

• ASL ed altre aziende sanitarie comunali e regionali
• Ministeri, Università, Enti locali
• Agenzie e Associazioni che abbiano stipulato una convenzione o che abbiano un protocollo d'intesa con un CROAS

Rilevamento presenze con tessera sanitaria

• programma n.1 - programma Windows, utilizzabile con qualsiasi Personal Computer, denominato "PresenzeFormazioneContinua" scaricabile gratuitamente da questa stessa pagina (v. sotto le istruzioni)
• programma n.2 - programma online, utilizzabile con qualsiasi browser, a cui si accede all'indirizzo rilevamento presenze online (v. sotto le istruzioni)

La differenza sostanziale tra i due programmi è che il primo può funzionare anche in assenza di collegamento Internet, e risulta quindi indispensabile in aule remote, sotterranee, o comunque non connesse. Alla prima occasione in cui il PC ha accesso a Internet, il programma Windows provvede ad inviare le presenze al database nazionale della Formazione Continua.

ID e PIN

Se non conosci o non ricordi il PIN di un corso di cui hai chiesto l'accreditamento puoi riceverlo al tuo indirizzo di posta elettronica inserisci l'ID del corso in questo spazio: e fai click su invia. Riceverai un'email col PIN all'indirizzo di posta elettronica che hai utilizzato al momento della richiesta di accreditamento del corso.

Nota: si può iniziare a raccogliere le presenze anche per un corso non ancora accreditato (conoscendo ID e PIN). I crediti ai partecipanti verranno riconosciuti solo quando il corso sarà stato accreditato.

Funzione della pistola-scanner

Utilizzo del programma online (programma n.1)

Si consiglia di collegare una pistola-scanner per la lettura di codici a barre monodimensionali (la pistola-scanner più semplice ed economica sul mercato) per evitare di dover digitare a mano i codici fiscali dei partecipanti.

Per ogni codice fiscale inserito il programma restituisce il nome ed il cognome dell'Assistente Sociale, in grande carattere bianco su fascia verde orizzontale. La restituzione è fatta in tempo reale (circa 1 secondo), ed una volta restituito il nome e cognome del titolare della tessera si può essere certi che la presenza è stata memorizzata nel database nazionale, e si può procedere alla lettura della seguente tessera sanitaria.

Durante le operazioni sono disponibili 2 pulsanti: "lista di oggi" che fornisce le presenze memorizzate in data odierna, e "lista di tutto il corso" che fornisce le presenze memorizzate nel database nazionale a partire dal primo giorno di corso.

Utilizzo del programma Windows (programma n.2)

• AVVISO: esistono diverse versioni del programma di rilevamento presenze (si distinguono perchè sulla barra in alto della finestra del programma c'è scritto il numero di versione). L'ultima versione, quella aggiornata con tutti gli accorgimenti per migliorare il servizio, è la Versione 7. Le versioni 1, 2, 3, 4, 5 e 6 pur funzionando sono da considerarsi obsolete.
  Chi ha le versioni precedenti è pregato di passare alla versione 7.
• Caratteristiche: il programma in questione permette di acquisire i codici fiscali dalle tessere sanitarie e di inviarli in tempo reale al database nazionale della Formazione Continua. Se il PC/Windows è privo di connessione a Internet, i codici fiscali e gli orari di ingresso/uscita verranno memorizzati sul PC stesso, e trasmessi al database nazionale appena la connessione diventa disponibile.
• Dowload e installazione: il programma di rilevamento delle presenze Versione 7 lo scarichi dal seguente link:
  ------> PresenzeFormazioneContinua versione 7.
  Lo zip contiene 1 file eseguibile denominato PresenzeFormazioneContinua.exe che devi copiare sul disco rigido del PC/Windows, ad esempio nella cartella consigliata: C:\PresenzeFormazioneContinua. Una volta copiato l'eseguibile nella cartella scelta, non lo devi copiare o spostare in altre cartelle. Per lanciare il programma basta fare doppio click sul nome del programma medesimo. Alcune versioni di Windows segnalano il programma come "pericoloso", ma in realtà si tratta di un avviso molto generico. Il programma è garantito esente da virus e la sua esecuzione è assolutamente sicura su qualsiasi PC con uno dei sistemi operativi della famiglia Windows.
• Istruzioni: con riferimento alla figura sottostante occorre distinguere 2 casi: connessione a Internet assente e connessione a Internet presente.
  • connessione assente (seguendo la numerazione in figura):
    1. fai click su "INIZIA"
    2. inserisci l'ID del corso
    3. inserisci il PIN del corso
    4. fai click su "carica il corso"
    5. fai click su "abilita il lettore" (la prima barra diventa verde)
    6. acquisisci i codici fiscali inquadrando con la pistola scanner il codice a barre della tessera sanitaria dei partecipanti: per ogni codice fiscale valido acquisito, la seconda barra diventa verde; se la barra non diventa verde occorre ripetere l'acquisizione
    7. al termine del lavoro fai click su "ferma lettore" e quindi fai click su "CHIUDI"
  • connessione presente (seguendo la numerazione in figura):
    1. fai click su "INIZIA"; se in una precedente sessione di lavoro sono state acquisite presenze senza collegamento a Internet, adesso che la connessione c'è viene emesso un messaggio nell'area "messaggi" e il pulsante "TRASMETTI" diventa attivo; fai click su "TRASMETTI" ed attendi la fine della trasmissione
    2. inserisci l'ID del corso
    3. inserisci il PIN del corso
    4. fai click su "carica il corso"
    5. fai click su "abilita il lettore" (la prima barra diventa verde)
    6. acquisisci i codici fiscali inquadrando con la pistola scanner il codice a barre della tessera sanitaria dei partecipanti: per ogni codice fiscale valido acquisito, il nome e cognome del partecipante appare nella seconda barra verde; se la barra diventa rossa, vuol dire che il codice fiscale del partecipante non è censito nel database nazionale degli Assistenti Sociali
    7. al termine del lavoro fai click su "ferma lettore" e quindi fai click su "CHIUDI"
  • note di lavoro:
    • sia che la connessione a Internet sia presente, sia che sia assente, per ogni codice fiscale acquisito accadono 3 eventi:
      1. la presenza acquisita viene mostrata nell'area di log (v. figura), utile per visualizzare al volo le presenze acquisite
      2. la presenza acquisita viene scritta nel file di testo Presenze.txt: questo file viene generato automaticamente nella medesima cartella dove è stato copiato il file PresenzeFormazioneContinua.exe, e non va assolutamente aperto ne' modificato, altrimenti si possono perdere informazioni importanti relative a precedenti sessioni di lavoro
      3. la presenza acquisita viene scritta nel file di testo Storico.txt: anche questo file, come il precedente, viene generato automaticamente nella medesima cartella dove è stato copiato il file PresenzeFormazioneContinua.exe, ed è destinato all'organizzatore dell'evento: questo file può venire aperto, modificato, e stampato per ogni buon bisogno
    • ricorda che per ogni partecipante occorre acquisire la presenza ad inizio ed a fine giornata. Se l'evento dura più giorni occorre acquisire l'ingresso e l'uscita per ciascun giorno di durata dell'evento. Non è necessario acquisire l'uscita e il re-ingresso per la pausa pranzo. Eventuali altre presenze acquisite tra la prima e l'ultima di ogni giornata non vengono prese in considerazione ai fini del computo del tempo di presenza.
    

    Come fare delle prove

    Per fare delle prove puoi utilizzare il corso appositamente predisposto, con ID 17965 e PIN D978X147. Si possono fare quante prove si vuole, sia col programma Windows che col programma online.

    La pistola-scanner non funziona

    La pistola scanner sostituisce la tastiera. A tutti gli effetti la pistola-scanner è una tastiera USB. Acquisendo un codice fiscale con la pistola-scanner dal codice a barre di una tessera sanitaria è come se una mano invisibile digitasse il codice fiscale e premesse invio. Il meccanismo è così semplice che non dovrebbe mai dare problemi. Se non dovesse funzionare, prova ad attaccare il cavetto USB su un altro ingresso. Oppure apri il "blocco note" (o Word) ed aquisisci un codice fiscale: se la pistola funziona il codice fiscale apparirà sul blocco note (o su Word). Se con questo semplice test la pistola-scanner sembra ancora non funzionare, provare a cambiare pistola.

    E se la pistola-scanner non funziona ?

    In qualche caso non si riesce a leggere il codice fiscale dalla tessera sanitaria (nonostante tutti i tentativi la pistola non fa "beep"). In questi casi è sempre possibile digitare a mano il codice fiscale nel programma (e premere "invio"). Questo vale anche per gli AA.SS. che abbiano dimenticato a casa la tessera sanitaria.

    Evitiamo le mancate presenze

    ATTENZIONE ATTENZIONE: il "beep" della pistola-scanner NON VUOL DIRE che la presenza sia stata smarcata nel database. Occorre attendere uno o due secondi la comparsa nella "seconda barra verde" come descritto al successivo punto "Domanda frequente".

    INOLTRE: all'inizio di ogni corso occorre avvisare gli AA.SS. che occorre smarcare la presenza ANCHE all'uscita.

    Domanda frequente

    Domanda tipica: "Ho visto l'elenco dei partecipanti ma per alcuni sembra non sia stata registrata l'uscita anche se la tessera sanitaria è stata passata (è successo anche per la mia tessera). Come è possibile? Che cosa si può fare?".

    Risposta: è possibile perchè non hai prestato attenzione alla fascia verde (o rossa) presentata dal programma a seguito di ogni acquisizione.

    Se il programma è collegato a Internet, ad ogni acquisizione di tessera sanitaria occorre attendere circa 1 secondo dopo il beep della pistola scanner. Prima di passare alla tessera sanitaria successiva occorre accertarsi di leggere nome e cognome del titolare della tessera nella fascia verde orizzontale che appare sul monitor del computer. Se nome e cognome non appaiono, occorre ripetere l'acquisizione. Oppure, se appare la fascia rossa, occorre leggere il messaggio di errore visualizzato nella fascia stessa.

    Se il programma non è collegato a Internet, invece di apparire nome e cognome, nella fascia verde appare il codice fiscale che è stato acquisito. Prima di passare alla prossima tessera sanitaria, occorre accertarsi che i primi 3 caratteri del codice fiscale che appare nella fascia verde siano uguali ai primi 3 caratteri stampati sulla tessera sanitaria.

    Suggerimento per corsi con elevato numero di partecipanti

    E' stato misurato su alcuni dei primi eventi di quest'anno che il tempo medio per la rilevazione delle presenze con Tessera Sanitaria è stato di 8 secondi a persona. La maggior parte del tempo si perde ad estrarre la tessera sanitaria dal portafoglio o dalla borsa. Invitando gli AA.SS. a presentarsi con la Tessera Sanitaria già in mano al momento della lettura con pistola ottica il tempo si dimezza (circa 4 secondi a persona), e in 1 minuto si può rilevare la presenza anche di 15 persone.

    Per corsi con elevato numero di partecipanti si possono predisporre anche due o più postazioni di rilevamento presenze, ciascuna con 1 pistola-scanner e 1 PC (nota: non si possono collegare 2 pistole-scanner al medesimo PC).

    RICORDARSI di avvisare gli AA.SS. che la tessera sanitaria va presentata ANCHE all'uscita. Altrimenti i crediti non saranno assegnati.

    Come stampare l'elenco delle presenze

    Utilizza il programma online di cui sopra. Dopo aver inserito ID e PIN fare click su "lista di tutto il corso". Si apre una finestra con l'elenco completo degli ingressi e delle uscite di tutti i partecipanti, giorno per giorno, che si può stampare con le normali funzioni del browser. Oppure utilizza il file Storico.txt di cui si è parlato in precedenza a proposito del programma Windowd.

    Come vengono interpretate le presenze

    Nell'ambito della stessa giornata si assume che siano presenti solo 2 letture (ingresso e uscita) per ogni partecipante. Se sono presenti più di 2 letture, la prima viene assunta come orario di ingresso, e l'ultima come orario di uscita. Le letture intermedie vengono ignorate. Se è presente 1 sola lettura, questa viene ignorata. Pertanto occorre sempre ricordare agli Assistenti Sociali di marcare sia l'ingresso che l'uscita dall'aula.

    Corsi a cavallo 2016-2017

    Per i corsi che iniziano nel 2016 e terminano nel 2017 si fa ancora il rilevamento presenze cartaceo tradizionale, fino alla fine del corso. Ogni Assistente Sociale, quando avrà terminato il corso, potrà inserirlo nella propria Area Riservata senza problemi.

    Assistenza

    Per chiedere assistenza utilizza il form sottostante. Eventuale risposta sarà inviata all'indirizzo di posta elettronica che avrai inserito.

    oggetto:
    messaggio:
    mittente:
    indirizzo mail:

  Nota: per assistenza all'uso dei programmi occorre formulare la richiesta come descritto a questo indirizzo: assistenza tecnica. In assenza dei dati richiesti non sarà possibile riprodurre il problema, e di conseguenza non sarà fornita alcuna risposta.